YAMANAKA International Co., Ltd.様

見えてきた記帳代行の不具合、業務効率化へ切り替えを決断

江平様（以下、敬称略）　1923年創業の弊社は製鋼原料である鉄スクラップを集荷・加工し、鉄鋼メーカーへ納入する製鋼原料加工業を手掛けています。タイには2010年に拠点を開設し、現在はバンコクオフィスの他、アユタヤとチャチュンサオに工場を構えています。

タイは主に日系の自動車メーカー様の組立工場から出た鉄スクラップを、部品工場に原料としてお返しするCar To Carと呼ばれる事業を展開しています。自動車の組立工場にはボディのプレス工程があり、端材が多く発生します。それを弊社で回収、加工し、鋳造部品を製造する工場でお使いいただいています。

会計業務に関しては以前から会計会社の記帳代行サービスを利用していました。ただ導入から時間が経ち、様々な不具合が見えてきました。弊社では社内管理用にアメリカの会計ソフトを利用し別途記帳していましたが、それによってさらなる問題も発生していました。

遅れがちだった代行の期日、社内との二重作業も発生

長井様 会計会社には弊社の要求がすべて受け入れてもらえるわけではありませんでした。

はじめは弊社の規模もそこまで大きくなく、月次の決算書を早めにいただけていましたが、弊社の業容が広がるほど会計会社からの提出は遅くなり、希望通りの期日にいただけないことも多くなりました。

また、月初に日本本社へ月次決算の速報を提出する必要があり、記帳代行では間に合いません。結局、速報は社内で作成し、その後に記帳代行から月次決算が来るという二重作業が発生していました。

さらに遅れて提出された会計会社の月次決算書は、弊社と仕訳の勘定科目の考え方が異り、こちらの方が正しくても会計会社側の数値に合わさなければならないなど、現場に混乱が生じておりました。

その上、日本本社から求められていた拠点ごとの損益も当該会計ソフトでは対応しておらず結局、エクセルを使ってマニュアル作業で作成をしていました。

江平 日本で工場の管理を任されていましたが、日本では見えたのにタイでは見えない数字がありました。会計会社に聞いても“タイではそういった記載はありません”といった返答でした。

特に大きかったのは月次棚卸の単価と在庫の金額です。月末の在庫の数量は毎月一定ではなく、その単価次第で収支が大きく変動します。この数字が見えないと月次のデータが正確に把握できません。これも含め、当時は日本側の経営層が求める判断材料を用意できていませんでした。

これらの問題を解決するため私の前任から会計業務の変革を進め、最終的にBBSがサポートするERP/会計システム「multibook」の導入、またBBSの支援による自社経理への移行を決定しました。

日本本社はこれまでのタイ側の不具合を理解してくれていましたが、導入に際しては本当に大丈夫なのかという懸念もありました。そこで、BBSの担当者が本社の経理部が抱える疑問に丁寧に答えてくれたことで、本社も納得し導入に至りました。

一筋縄ではなかった移行、BBSが体制構築をサポート

江平 ただ、本社の要望でシステム導入から3ヵ月間は、従来の体制と並行して進めることになりました。ただでさえ新しいシステムに慣れるのには時間が掛かります。担当のLalita氏らの作業量は倍以上になってしまいました。

そうなると、毎月締め日が迫る中でどうしても慣れている従来のシステムを使ってしまいます。さらにタイミングの悪いことに彼女のアシスタントが突然退職、Lalita氏が作業を一手に引き受けなければならなくなりました。

そこで、弊社が契約していたBBSの「経理パートナーサービス」には、記帳担当者不在時のバックアッププランが含まれていることを思い出し、BBSに記帳担当者を派遣してもらうことにしました。「multibook」の使い方を熟知したBBS担当者の支援もあり、ようやく新しいシステムに基づく記帳作業の安定化を実現させることができました。

またLalita氏自身も新しいシステムに徐々に慣れ始め、段々とシステムの便利さに気付いていったようでした。

Lalita様 「multibook」では、以前は出力できなかった税務関連のレポートや固定資産台帳を出力するもことでき、とても効率的に作業できます。毎月締めた後に数値の再確認をする余裕もできました。

使い始めた当初は以前のシステムより機能が多い分、理解するのに時間がかかりましたが、今では問題なく使うことができています。

まだ100%使い熟せているわけではないですが、分からないことがあってもクラウド型なので同じ画面をBBSの担当者と共有でき、疑問を解決しやすくなりました。

システムで状況を随時把握、必要な施策は早期に実施

江平 管理側としては「multibook」を導入して月次決算における月初の仮締めから月末の本締めまで、しっかりと数字の変化を追えるようになりました。以前は、仮締めと本締めで数字が変わったことは見えても、それがなぜなのか個別に原因を把握できませんでした。

今はどの請求書が来ていないのかなど逐一状況が分かり、対策を早めに打てるようになっています。仮締めと本締めの数値の差も徐々に小さくなってきました。

システム導入を機に業務の見直しも行いました。これまでは各工場の会計業務までバンコクオフィスに頼りがちでしたが、導入時のBBSのサポートにより業務フローを整理、システムの流れに沿って業務の再配分を行うことで、工場でもしっかり会計を管理できるようになりました。これにより以前は「見える化」できていなかった月次棚卸の単価と在庫の金額を正確に把握できるようになりました。

タイも鉄スクラップの発生量は減ってきています。今後は日本の品質に加えて、コスト面でも競争力を発揮していきたいと思います。